Tin công nghệ

Nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp bằng phần mềm quản lý tài liệu

40 Views
Trong thời buổi thị trường cạnh tranh gay gắt, việc áp dụng các biện pháp nhằm mang lại thế mạnh trong hoạt động sản xuất, tài chính, quản trị, hệ thống thông tin,…là giải pháp tối ưu khẳng định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Nhưng làm sao để nâng cao năng lực, trở thành đối thủ mà các doanh nghiệp khác phải quan tâm, để mắt là mục tiêu mà nhiều công ty đang hướng tới

Làm sao để áp dụng Công nghiệp 4.0 thành công

Mỗi năm có hàng ngàn doanh nghiệp mới được thành lập, mỗi doanh nghiệp đều nỗ lực để có được chỗ đứng và khẳng định vị thế của mình trên thị trường-nơi diễn ra những cuộc cạnh tranh ngầm nhưng vô cũng khốc liệt. Làm sao để đối tác khách hàng tin tưởng lựa chọn doanh nghiệp mình thay vì hàng ngàn doanh nghiệp ngoài kia là “bài toán” mà doanh nghiệp nào giải được trước doanh nghiệp đó là người chiến thắng.

Bước vào cuộc cạnh tranh này cũng giống như biến doanh nghiệp mình thành những chiến binh. Càng mạnh càng nhanh mới có cơ hội sống sót và có khả năng chiến đấu với những chiến binh khác. Để giúp doanh nghiệp trở thành những chiến binh mạnh mẽ thì sức mạnh bên trong là quan trọng nhất điều này cũng giống như quy trình hoạt động của doanh nghiệp cũng phải diễn ra thật bài bản và hiệu quả từ những chi tiết nhỏ nhất. 

Những điều cản trở

Hiện nay hầu hết các thông tin quan trọng của doanh nghiệp được thể hiện trên giấy và được lưu trữ trong kho hoặc trên kệ mà không có thêm những biện pháp xử lý ẩm môc, côn trùng… Vì vậy tài liệu theo thời gian thường bị hỏng, không nhìn rõ thông tin ban đầu. Hay thậm chí tài liệu còn dễ dàng bị đánh cắp, rò rỉ hoặc bị mất trong quá trình tìm kiếm, phá hỏng các giao dịch gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.

Hơn nữa, khối lượng tài liệu lưu trữ lớn dần theo thời gian nên kho lưu trữ cũng cần được mở rộng liên tục, chi phí cho không gian lưu trữ cũng vì thế mà tăng lên. Các nhân viên cũng khó tiếp cận thông tin cần thiết cho công việc 

Tìm kiếm tài liệu mất rất nhiều thời gian, công sức

Hàng năm, các đơn vị, DN dự trù chi phí cho khâu quản lý tài liệu lên tới hàng tỷ đồng nhưng không đem lại hiệu quả cao, làm mất nhiều thời gian, công sức. Chính vì thế giải quyết được vấn đề lưu trữ, quản lý tài liệu sẽ giúp DN tiết kiệm được số tiền lớn, và có thể sử dụng số tiền đó đầu tư cho những dự án mới của DN. Số hóa tài liệu là phương pháp hữu hiệu giúp cho việc quản lý khối lượng tài liệu lớn, quan trọng trở nên dễ dàng nhanh gọn góp phần tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường của VN hiện nay.

Phần mềm quản trị  giúp bạn những gì?

Để áp dụng công nghiệp 4.0 thành công đòi hỏi những thay đổi lớn trong thực tiễn tổ chức và cấu trúc. Những thay đổi này bao gồm các kiến trúc CNTT và quản lý dữ liệu mới, các cách tiếp cận mới, các cấu trúc tổ chức mới và quan trọng nhất là một nền văn hóa dựa trên công nghệ số hóa mới, phải bao gồm phân tích dữ liệu như một năng lực cốt lõi của doanh nghiệp.

Số hóa khắc phục được tất cả những nhược điểm kể trên của phương thức lưu giữ thông tin truyền thống, phần mềm quản lý tài liệu giúp đơn vị sử dụng số hóa thông tin, mật mã hóa thông tin để lưu trữ trên hệ thống. Đơn giản hóa quá trình lưu trữ thông tin, khi cần tìm kiếm, người dùng chỉ cần gõ tên tài liệu cần tìm tại ô tìm kiếm, chỉ vài giây sau đã có được tài liệu mình cần. Hơn nữa còn tiết kiệm được nhân lực trong việc quản tài liệu, tiết kiệm chi phí cho không gian lưu trữ. Tài liệu được lưu trữ là vĩnh cửu, doanh nghiệp không phải lo lắng về vấn đề tài liệu bị tác động bởi môi trường. 

Như vậy với các doanh nghiệp mới thành lập hay các công ty đã thành lập lâu năm thì quản lý tài liệu đều thật sự hữu hiệu. 

Quản trị tài liệu chuyên nghiệp, hiệu quả 

Nhận ra nhu cầu của các DN hiện nay, nhiều đơn vị đã thử nghiệm và ứng dụng một loạt tiện ích mới, áp dụng công nghệ thời 4.0 nhằm hỗ trợ hoạt động kinh doanh an toàn, hiệu quả. Vì thế, giải quyết bài toán lưu trữ, nâng cao hiệu quả hoạt động bằng những phần mềm công nghệ hữu ích hỗ trợ hoạt động kinh doanh đã và đang trở thành mảng ưu tiên mới của các DN công nghệ.

Trong đó nổi bật Công ty cổ phần đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI mang đến phần mềm quản trị tài liệu thông minh DocEye do chính FSI nghiên cứu và phát triển dựa trên các công nghệ quản trị tài liệu tiên tiến trên thế giới, gắn với nhu cầu thực tế của các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những giải pháp công nghệ số giúp cải thiện và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Đánh giá bài viết:
In tại đây